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規范日常報銷、借款問題-------- IPO 百戰克敵 空降CFO在IPO中的工作路線圖
發布時間:2016.08.08 瀏覽次數:

查看總的路線圖,在開始真正高大上的資本運作前,除了報稅及基礎管理的規范外,我們還要做什么?

那就是:報銷及資金收支問題!!!


這個問題在剛到一個企業的時候,也許會困擾你好久:

比如:隔壁副總老王微笑的進來,你以為是找你溝通感情一下,結果,他進來就逼問你:財務為啥壓我報銷那么久?


再比如:你的手下,走進來說,有幾張報銷單找不到了,但真的不怪我,雖然里面有兩張是老板的。


再再比如:老板叫你去,你在擔心著是不是問到丟失的單據,結果他說,你看這張單子,你已經批了。但分管的老王還沒批,事情也有問題。你才發現這個是老王進來催款時,隨手簽的字。

總之報銷帶來的問題非常多:

 

 

你覺得:報銷這件事已經夠了,必須結束了。再這樣下去就淪落成為一個費用會計了。

你決定脫手,但脫手往往要做三件事:

 

如果沒有這個把握,只是簡單的轉移任務,那么將會產生新的問題。

整體過程的推進,是這樣一個順序:

 

對于費用報銷管理的整體標準化。我們要從實際工作角度進行考慮。

考慮的內容:

我們按照整體考慮,逐步落實的思路進行思考:

 

 

1.總體計劃

費用工作所涉及的內容:

 

 

以上是對財務結果的影響。




1.2 報銷工作對實際工作的影響

報銷是財務參與整體公司業務關聯最多的一項。

財務對整個單位及業務經營的服務和監督職能,很多都體現在報銷上面。

為了能實際執行和記錄這個問題,我們需要從這幾方面做出安排:

 

為了實現這些,財務人員的職責就是:

編寫一個制度

設計一堆報表

實施報銷工作

2. 如何制定一個合理的費用管理制度

編制整套報銷的制度,往往需要考慮這些內容。

A.   流程的規定:哪些由誰提起,怎么審批,審批途徑。

B.標準的確定:通用標準,各種費用的標準

C.審核的程序人員和具體規定

D.填寫的單據

E.時間性的優化和質量規定

2.1 對不同費用的不同的管理方式

流程的規定

A.明確公司對費用的整體管理方式

 明確財務在公司內部的作用

 

2.1. 1 費用的分類方法

因為管理的復雜,一刀切的管理方式,往往不能符合有效管理的原則,進行有效的分類,確實是一個好辦法:

 

 

根據各種費用本身的風險程度,和管理需求,審批方式。規定不同的管理方式。

2.2 分步驟管理的規則:

 

除了領導已經同意的固定支出,和授權之內的零星支出,都要先批復,后支出。

 

 

2.3將上面兩個管理連接起來,我們隊每類費用的處理流程,就可以得到以下這些的結果。

A.成本類的支出管理

 

由于公司的業務性質,所有業務成本,均需要先進行批復,在付款

對于差旅費,預先申請,一般不作為財務管理的內容,作為企業一般管理的內容。

在此應該注意,對于合同審批,是可以作為領導同意的依據的,但是借款還需領導再次確認。


B.營銷類費用的管理

 

 

對于營銷費用,對于不同的營銷項目,公司往往采取不同的管理方式。有些項目承擔公關費用,有些項目不承擔公關費。因為業務的不同,管理看起來都不同。


C.固定支出類

 

 

  1. 對于固定支出類的主要指,公司因為過去同意的合同而產生的義務,比如每月的薪水,每月的房租水電物業費,各種續費等這種費用因為過去已經同意,就是每次付款了。這種費用,最明顯的就是不用進行單的立項申請。

    但應當注意續約時需要立項表格


D其他支出類

 

其他支出是,復雜的支出,作為其他進行使用。

 

3.報銷單據進行監管:


3.0 報銷單的基礎分析

A.財務單據分為四個類型:

 

B 這些單據往往要組合使用:

b1需要立項的單據

 

 不需要立項許可項目:

 

 

 

各種票據的填寫與傳遞與審核: 

3.1 申請單舉例分析

我們僅僅抽取營銷費用的從申請單,到借款單,再到報銷單的一系列單據,進行學習。

每個公司需要按照自己的特點設置整套的費用單據體系。


申請類的單據是避免,管理失控。比如買回一架特價的飛機,讓公司報銷。做到事情先申請再執行。

 

 


(寬屏模式可以看到全表)


3.1.1 單據填寫的基本要求:

 

A.公司部門選擇:一般是默認報銷人員所在的部門,但如果出現承擔項目和申請人

 B編號規則:

每個費用單據應當順序編號,

 

3.12 傳遞要求

A.使用人登錄報銷系統頁面,填制這個表。

B.領導逐級批準

C.批準后,系統儲存,

 

3.1.3 審核要求

由業務領導進行審核,財務人員一般不進行審核。

3.1.4財務處理要求

 此單據不作為記賬依據。


4.2 借款單舉例

借款單

 

 

4.2.1填寫要求:

借款單位可選擇合適的付款主體。

  

4.2.2 傳遞過程

A.發起人在網上填制借款單

B.領導在網上審核

C.發起人要打印借款單,給財務,金額超過2000元的需要領導紙質簽字

D.付款后作出標記

4.2.3 審核過程

財務對借款審核,:

借款人是否有大量逾期借款

收款單位的審核,收款單位是否與立項單位一致

 

42.4 財務處理

財務需要收集這個單據,作為記賬用的。


4.3 報銷單

報銷單據

 

4.  提單規則與審核

4.1各種費用的提報順序

 

 在整個報銷流程中傳遞等細節也是報銷能否完美快速的要素。

4.2 審核工作

 

 

注意規范各個崗位的審核內容。將避免過多的麻煩。


5.充分利用報銷系統解決技術細節問題

在非信息化處理的環境下,眾多基礎問題將困擾我們:

A.單據的編號問題,不編號造成丟失,編號不好控制

B.基礎匯總的錯誤

C.報銷人員的基礎管理

D. 借款的沖銷還是付現的問題

E.單據的執行進展問題


利用一個自動化的報銷信息系統,就能夠完美解決這個問題。


真正聰明的人都是下笨功夫。當你對自己誠實時,世界上沒有人能欺騙得了你。做完了這些工作,你的報銷及借款工作會比較之前健壯很多。

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